5S: organización y sentido de la propiedad en un taller que 'habla'

5S es una herramienta para mejorar la productividad, la calidad y la seguridad, a través de un espacio de trabajo limpio, ordenado y seguro, en el que los operarios son responsables de la conservación y mejora de sus puestos, y en el que el taller 'habla': las anomalías son fácilmente detectables, y el operario puede reconocer de forma visual cuál es el estado del proceso que está conduciendo. Al final del post enlazo algunas páginas que me han parecido interesantes sobre las implicaciones de las 5S.
El concepto 5S se desarrolló en Japón. 5S significa:
Seiri 整理
Despejar, quitar del área de trabajo aquello que no es necesario en ese área.
Seiton 整頓
Ordenar entendido como un sitio identificado para cada cosa, y cada cosa en su sitio, y a mano para usarlo y guardarlo.
Seiso 清掃
Limpiar: cada operario limpia diariamente su puesto de trabajo, como una rutina a través de la que se conserva y se inspecciona la instalación.
Seiketsu 清潔
Estandarización. Hacer que el área de trabajo sea clara, que le dé información al operario sobre la situación de la máquina, sobre la forma de conducirla. Control Visual del área.
Shitsuke
Educación a través de Disciplina y Hábito: trabajar permanentemente de acuerdo a las normas establecidas, para mantener y mejorar el espacio de trabajo como herramienta de mejora de resultados. El objetivo final de esta fase sería que los puntos anteriores se hayan afianzado de forma que sean una parte de la cultura de la empresa.

En un espacio de trabajo 5S
  • El área de trabajo está ordenada: no existen materiales que no se usan rutinariamente, y los que se utilizan están en un lugar asignado, identificado y conocido. No se pierde tiempo buscando la herramienta adecuada.
  • El operario mantiene limpia su área de trabajo. La limpieza sistemática constituye además una forma de cuidado de la instalación y una herramienta de detección de anomalías.
  • El espacio de trabajo, las máquinas, ‘hablan’: es fácilmente identificable cuál tiene que ser el ajuste de una guía, un manómetro, o un regulador de temperatura. Y es fácil ver una fuga, o apreciar una holgura.
  • El taller también habla: es visible cuáles son los objetivos, cuáles son los indicadores por los que medimos esos objetivos, cuál es la situación de la fábrica respecto de los mismos, cuáles son los motivos de no haberlos conseguido, y cómo contribuye el trabajo de cada uno a su consecución.
  • La mejora de los puestos de trabajo, la limpieza, el orden y el control visual se convierten en características evidentes de la cultura de la fábrica. En este sentido se podría decir que las 5S no se terminan nunca.

1. A tener en cuenta en una implantación de las 5S
Una implantación sistemática de 5S consituye un reto para toda la organización, y no sólo para el equipo del taller. Es un cambio cultural, que será mayor o menor en función de cuál sea el punto de partida. Minusvalorar la dificultad de llevarlo a término  es la antesala de, como poco, quedarnos a medias. Para hacernos una idea de la frecuencia de implantaciones fallidas, basta decir que en Linkedin existen grupos de debate relacionados con el Lean Manufacturing en el que una pregunta que se lanza de forma recurrente es: ¿por qué suelen fallar las 5S? Las respuesta más interesantes que he visto son las siguientes:
  1. Por falta de liderazgo.
  2. Por no aplicar la 5S. (La educación a través de la disciplina y el hábito).
  3. Por minusvalorar la dificultad de una implantación de 5S, y los riesgos de que otros proyectos, nuevas instalaciones, cambios en el equipo, etc., desvíen la atención del proyecto.
Por ello, antes de empezar una implantación de 5S considero fundamental:
  • Que las 5S sea parte de la estrategia de la dirección de la empresa.
  • Que por tanto se asignen recursos al proyecto, tanto económicos como de tiempo del personal del equipo, formación, …
  • Que el seguimiento del proyecto de 5S se incluya en los mecanismos ya establecidos de mejora continua, como el reporting, las auditorías o la revisión por la dirección.

2. Fases de implantación de las 5S
1º SEIRI: DESPEJAR
Identificar todos los materiales que hay en el área: en suelos, mesas, armarios, cajones, …
Quitar del área todos los materiales, máquinas, armarios, …,  que no son necesarios de forma rutinaria, o que estabn en una cantidad excesiva. Posibles destinos:
  • No necesario: eliminar.
  • Necesario pero superfluo en este área: guardar.
  • Pendiente de decisión (guardar fuera del área)
Resultado final:
  • Los materiales que permanecen en el área son necesarios de forma rutinaria.
  • Están en la cantidad en que son necesarios de forma rutinaria.
Beneficios obtenidos:
  • Pasillos más despejados.
  • Menos materiales que pueden ser causa de accidentes por tropiezos o caídas.
  • Lo necesario está más a la vista.
  • Liberación de espacio en el taller.

2º SEITON:CADA COSA EN SU SITIO, UN SITIO PARA CADA COSA, Y A MANO
Una vez identificados los materiales necesarios, ubicarlos de forma:
  • Que estén a mano, y atendiendo a criterios de frecuencia y orden en su uso.
  • Que cualquiera que esté en el área sepa encontrarlos y guardarlos.
  • Que se mantengan de forma sistemática, en orden y en buen estado.
Resultado final:
  • Elementos (útiles, herramientas, documentos de trabajo) identificados en el área y siempre disponibles. Criterios visuales de orden.
Beneficios obtenidos:
  • No pérdidas de tiempo buscando herramientas o repuestos.
  • No retrasos por no utilizar la herramienta adecuada.
  • No defectos por haber usado útiles de control inadecuados.
  • No accidentes por utilizar herramientas inadecuadas
  • No deterioro de la máquina por utilizar herramientas inadecuadas.

3º SEISO: LIMPIAR
  • Eliminar fuentes de suciedad.
  • Recoger la suciedad en su punto de generación.
  • Eliminar los apaños.
  • Establecer pautas de limpieza..
Resultado final:
  • Un área de trabajo que el operario mantiene limpia como una parte de su trabajo diario.
  • Un área de trabajo en la que los deterioros que generan suciedad se atacan de forma sistemática.
  • No apaños.
Beneficios obtenidos:
  • Limpiar es inspeccionar: fuente de información de potenciales deterioros de las máquinas.
  • Menor deterioro de las máquinas (la suciedad es una fuente de deterioro).
  • La limpieza no se logra por zafarranchos y pasa a ser una responsabilidad directa del propietario del área de trabajo.

4º SEIKETSU: ESTANDARIZACIÓN
Estandarización, control visual, o hacer que el taller 'hable'.
  • Facilitar las operaciones rutinarias
  • Facilitar el aprendizaje de los operarios.
  • Evidenciar las desviaciones y disponer de información visual para corregirlas.
Resultado (ejemplos):
  • Señalización en la propia máquina del ajuste (en un manómetro, una guía, un regulador, …)
  • La norma del puesto de trabajo: evidenciar qué útiles tiene que haber.
  • Señalización de los stocks mínimo de los repuestos básicos.
  • Documentos que especifiquen secuencias de trabajo.
  • Visualización de objetivos del área, indicadores, situación de los mismos y desviaciones.
Beneficios obtenidos:
  • Es fácil conocer si el proceso funciona según la norma.
  • Las máquinas se ajustan según la norma.
  • Las anormalidades saltan a la vista.
  • Se reponen los materiales cuando es necesario, antes de haber problemas.
  • Todo el mundo tiene la información adecuada sobre la marcha de la fábrica.

5º SHITSUKE: EDUCACIÓN
También llamada Disciplina y Hábito. Convertir los pasos anteriores en hábitos aprendidos por la organización: a través de un seguimiento sistemático de las otras etapas, de la mejora permanente de lo alcanzado, ejerciendo de forma permanente el orden, la limpieza y el control visual. Es la etapa en la que existe más riesgo de confiarse, y de que el proyecto se frene ante la llegada de nuevos proyectos que desvíen la atención por tener la sensación de que lo alcanzado es suficiente.
En esta etapa:
  • Aplicar un check list para evaluar de forma periódica la evolución del proyecto.
  • A través del check list establecer indicadores que permitan seguir la evolución.
  • Establecer objetivos de mejora.
  • Involucrar a todos en la realización de los check list (de dirección a operarios)
  • Incluir las 5S en el reporting del área.
  • Incluir las 5S en los sistemas de auditoría de la empresa.
Resultado final:
  • Un espacio de trabajo limpio, atractivo y seguro, en el que los operarios son responsables de la limpieza y mantenimiento de sus puestos, en el que las anomalías son fácilmente detectables, y en el que el operario puede reconocer de forma visual cuál es el estado del proceso que está conduciendo.
Beneficios obtenidos:
  • Una fábrica más segura, más productiva, más flexible y de mejor calidad.

3. Enlaces interesantes: